Im August 2020 traf die Identitas AG zwei wichtige Entscheide zu Software-Tools fürs Jahr 2021. Am 4. Januar 2021 löste «Prima» das frühere Zeit- und Leistungserfassungstool «Honoris» ab.
Fortan erfolgten Rapportierung, Spesenerfassung, Ferienplanung und Fakturierung von Dienstleistungen in bzw. aus Prima.
Das zweite neue Tool war der «Atlassian Stack» mit «Jira» und «Confluence». Vereinfachte Zusammenarbeit, Aufwandreduktion, weniger manuelle Schnittstellen und folglich geschmeidigere Prozesse – diese Ziele verfolgte die Identitas AG mit der Einführung von Jira. Nach langer Konzeptionsphase und in drei Roll-out-Phasen löste die Workflowmanagementsoftware das bisherige Tool «ky2help» weitgehend ab.
Bereits seit 2020 verwenden die Entwicklungsprojekte «Neubau Anis» und «Neubau Labelbase» Jira für die Projektabwicklung.

Auf zu einem modernen Callcenter

Der nächste Schritt, um ky2help bis Ende 2022 endgültig abzulösen, ist die Einführung einer modernen Callcenter-Lösung: Die Identitas AG startete das Projekt 2021 mit dem Partner BSI Business Systems Integration AG (BSI).
Mitte März 2021 führte die Identitas AG die neue Telefonielösung «Wildix» beim Support-Team von Amicus und Anis ein. Damit waren ideale Voraussetzungen für die Integration der modernen Callcenter-Lösung gegeben. Dank Wildix konnte die limitierte Anzahl sogenannter «Homeagents» im Homeoffice erhöht werden. Im August 2021 setzte die Identitas AG Wildix mit der Integration in Microsoft Teams schliesslich unternehmensweit produktiv. Alle Mitarbeitenden konnten fortan über Microsoft Teams telefonieren, physische Telefone waren nicht mehr nötig. Ein wichtiger Schritt in Zeiten von verordnetem Homeoffice!

IT-Strategie auf Kurs

Weiter begann die Identitas AG, eine IT-Strategie mittels Situationsanalysen zu erarbeiten. Das interne Gremium «Technologie» machte auf den Handlungsbedarf sowie potenzielle Technologien aufmerksam. Das aufgestellte Grundgerüst an Zielen gilt es nun zu reviewen.

Führungskräfte positiv bewertet

Alle zwei Jahre führt die Identitas AG eine Mitarbeitenden-Befragung mit dem Partner Avenir Consulting AG durch. 2021 betrug der Rücklauf der Umfrage 82 Prozent. Die hohe Beteiligung zeigte, dass es den Mitarbeitenden wichtig war, Rückmeldung zu geben. Obwohl die Belegschaft zwei Drittel des Jahres im Homeoffice verbrachte, erhielten die Führungskräfte sehr gute Bewertungen. Sie konnten ihre Führungsqualitäten also auch auf Distanz bestens beweisen.
Die Mitarbeitenden gaben ausserdem eine positive Einschätzung über die Kommuni­kationskultur und die Vereinbarkeit von Privat- und Arbeitsleben ab. Kritisch dagegen beurteilten sie die Arbeitsorganisation.

Erfolgreich rekrutiert

Die Identitas AG konnte 2021 sehr erfolgreich rekrutieren und neue Stellen mit passenden Profilen besetzen. Der im Sommer 2020 angestellte Praktikant der Stiftung Rossfeld, dem Kompetenzzentrum für Menschen mit einem körperlichen Handicap, schloss erfolgreich als Büroassistent EBA ab. Dass Nachwuchs wichtig ist, weiss die Identitas AG. Nicht umsonst hatte sie 2021 fünf Lernende in Ausbildung: eine Kauffrau EFZ E-Profil, einen Informatiker EFZ Fachrichtung Applikationsentwicklung sowie drei Informatiker EFZ Fachrichtung Systemtechnik.
Die Identitas AG startete 2021 zudem mit der Evaluierung einer Software für Mitarbeitenden-Rückmeldungen, Zielsetzungen und Messung von Ergebniskennzahlen sowie der Planung eines neuen Lohnsystems für das Jahr 2023.

Starke interne und externe Kommunikation

Weil Homeoffice aufgrund der Coronapandemie auch 2021 allgegenwärtig war, gewann das Intranet als News- und Informationsplattform für die Mitarbeitenden einmal mehr an Bedeutung: 2021 publizierte die Identitas AG 220 News-Artikel und führte zahlreiche Produkt- und Projektpräsentationen durch. Auch die Medien kamen 2021 mit sieben Medienmitteilungen und rund 70 beantworteten Medienanfragen nicht zu kurz. Mehr als die Hälfte aller Anfragen der Medien betraf die Heimtiere. Oft ging es um den Heimtier-Boom oder den Welpenhandel. Die Identitas AG unterstützte die Medien bestmöglich.

Einheitliches Design in Angriff genommen

Die Identitas AG setzte Priorität bei der Neukonzeption des Corporate Designs bzw. der Corporate Identity und baute die Bildwelt gemäss des Markenkonzepts neu auf. Zudem erstellte sie einen Applikations-Styleguide, damit die Applikationen der Identitas AG einen Wiedererkennungswert haben. Der Neubau der Applikationen Anis, GRIDS und Labelbase diente dafür als Basis. Ein weiterer Meilenstein war die Erarbeitung eines Konzepts zur Einführung der geschlechtergerechten Sprache auf das Jahr 2022.

Neuausrichtung bei den ISO-Normen

Eine grössere Änderung gab es 2021 bei den ISO-Normen. Die Identitas AG kündigte die beiden Zertifizierungen ISO-Norm 18295 und 20000 und lehnt sich zukünftig in ihrer Prozessgestaltung lediglich an diese Normen an. Am 26. November 2021 machte die Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Management-Systeme (SQS) deshalb anstelle eines Audits von über zwei Tagen nur ein halbtägiges Audit. Die Identitas AG bestand dieses erfolgreich und ist weiterhin ISO 27000 zertifiziert.