C’est au mois d’août 2020 qu’Identitas SA avait pris deux décisions importantes concernant ses outils logiciels pour l’année 2021. Tout d’abord, « Prima » a remplacé l’ancien outil de saisie du temps et des prestations « Honoris », le 4 janvier 2021. Dorénavant, les rapports, la saisie des frais, la panification des vacances et la facturation des services sont effectués au moyen de ce nouveau logiciel.
« Jira » et « Confluence » d’« Atlassian Stack » sont les deux nouveaux outils de travail qui ont été mis en place chez Identitas SA. Ils permettent une collaboration simplifiée, une réduction de la charge de travail, moins de saisies manuelles et par conséquent des processus plus souples. Après une longue phase de conception et trois déploiements, le logiciel de gestion de projets a remplacé en grande partie l’ancien outil « ky2help ». « Jira » permet ainsi à Identitas SA de mener à bien ses deux projets pilotes de refonte « Anis » et « Labelbase » depuis 2020.

Vers un centre d’appels moderne

Afin de remplacer définitivement le logiciel « ky2help » d’ici fin 2022, la prochaine étape consiste à introduire une solution de téléphonie moderne. Identitas SA lance son projet en 2021 en partenariat avec BSI Business Systems Integration AG. C’est à la mi-mars 2021, qu’Identitas SA lance la mise en service de la nouvelle solution de téléphonie « Wildix » pour son service à la clientèle d’Amicus et d’Anis. L’intégration de cette nouvelle solution a permis d’augmenter le nombre de collaborateurs travaillant à domicile. L’intégration de « Wildix » dans « Microsoft Teams » a ensuite eu lieu en août 2021 et c’est à partir de là que chaque collaborateur pouvait être joignable en tout temps par ce biais et que les téléphones physiques n’ont plus été nécessaires. Ceci est une étape importante, où le télétravail est imposé.

Stratégie informatique en cours

Identitas SA a élaboré une stratégie informatique par le biais d’analyses de situation. Le comité interne « Technologie » a attiré l’attention sur la nécessité d’agir et sur les technologies potentielles et évalue la structure actuelle pour ainsi y remédier.

Evaluation positive des cadres

Tous les deux ans, une enquête est menée par Identitas SA auprès de ses collaboratrices et collaborateurs, en partenariat avec Avenir Consulting SA. En 2021, le taux de réponse à l’enquête a été de 82 pour cent. Ce taux de participation élevé démontre l’importance que les employées et employés portent à donner leur avis. Bien que le personnel ait passé les deux tiers de l’année en télétravail, les cadres ont reçu de très bonnes évaluations. Ils ont donc pu prouver au mieux leurs qualités de direction, même à distance. Le personnel a également évalué positivement la communication d’entreprise et la conciliation entre vie privée et vie professionnelle. Il a en revanche porté un jugement critique sur l’organisation du travail.

Recrutement réussi

En 2021, Identitas SA recrute avec succès et pourvoit de nouveaux postes avec des profils adaptés. Le stagiaire engagé en été 2020 par la fondation Rossfeld, le centre de compétences pour les personnes souffrant d’un handicap physique, a obtenu avec succès son diplôme d’assistant de bureau AFP. Identitas SA sait que la relève est importante et ce n’est pas pour rien qu’elle avait cinq apprentis en formation en 2021 : une employée de commerce CFC profil E, un informaticien CFC spécialisé dans le développement d’applications et trois informaticiens CFC spécialisés dans la technique des systèmes.
Identitas SA a évalué en 2021 la possibilité de mettre en place un logiciel pour les remarques des collaboratrices et collaborateurs, leurs objectifs et les résultats clés et planifie un nouveau système salarial pour 2023.

Une solide communication interne et externe

Le télétravail étant omniprésent en 2021 en raison de la pandémie du coronavirus, l’Intranet a une fois de plus gagné en importance en tant que plateforme d’information pour les collaboratrices et collaborateurs. L’équipe de communication a publié 220 articles d’information en 2021 et des séances de présentations de nombreux projets et produits ont eu lieu au sein de l’entreprise.
Les médias n’ont pas non plus été oubliés en 2021, puisque ce sont sept communiqués de presse qui ont été envoyés durant l’année. Aussi l’équipe de communication a répondu à environ 70 questions aux médias, dont plus de la moitié de leurs demandes concernaient les animaux de compagnie, notamment au sujet du boom des animaux domestiques et du commerce de chiots. Identitas SA a ainsi apporté le meilleur soutien possible aux médias.

Un design homogène en cours d’élaboration

Identitas SA a mis l’une de ses priorités sur son image de marque en revisitant tout son Corporate Design et son Corporate Identity. Elle a ainsi reconstruit l’univers visuel conformément au concept de la marque et a créé un guide de style pour ses applications afin qu’elles soient toutes reconnaissables. Les nouvelles applications comme Anis, GRIDS et Labelbase ont servi de base à cet effet. Une autre étape importante a été l’élaboration d’un concept pour un langage inclusif et épicène afin d’introduire la conformité au genre à partir de l’an 2022.

Réorientation des normes ISO

Un changement majeur au niveau des normes ISO est intervenu en 2021. Identitas SA a dénoncé la certification des deux normes ISO 18295 et 20000 et se basera à l’avenir uniquement sur celles-ci pour la conception de ses processus. L’Association Suisse pour Systèmes de Qualité et de Management (SQS) a effectué un audit d’une demi-journée, le 26 novembre 2021, qui s’est déroulé avec succès. Identitas SA continue d’être certifiée ISO 27000.